Ufficio Smart: progettazione della soluzione informatica dell’ambiente di lavoro
Passare da un sistema IT di tipo tradizionale ad una soluzione “Cloud” presuppone importanti cambiamenti nello scenario lavorativo aziendale.
Il processo va affrontato con una sequenza logica che coinvolge tutti i soggetti che convergono all’interno della vita aziendale secondo i propri livelli di responsabilità e produttività.
Gli stakeholder di progetto saranno principalmente i dipendenti e i datori di lavoro ma successivamente verranno coinvolti anche i fornitori e i clienti che vivranno di riflesso il cambiamento in atto.
Collaborazione aziendale: il cloud
Quando un’azienda espone l’esigenza di passare ad una modalità di tipo collaborativo in cloud, ha preso coscienza di un importante cambiamento.
Tale situazione, inizialmente, impatterà nelle procedure con qualche fisiologica difficoltà, ma con il passare del tempo, si trarranno grandi benefici e ottimi risultati.
Questa presa di coscienza è l’aspetto positivo ed è anche la chiave di successo del processo innovativo.
Chiaramente, non c’è nulla di trascendentale, ma per esperienza si può sostenere che l’approccio è fondamentale per raggiungere tale scopo.
Da un lato i dipendenti, attraverso una forte motivazione professionale, pensano di acquisire maggiori competenze da sviluppare nell’ambito lavorativo.
Dall’altro lato, i datori di lavoro hanno aspettative elevate di rendere più efficace e produttiva l’azienda sfruttando queste competenze.
Per arrivare a questo obbiettivo bisogna affrontare l’implementazione dell’ambiente di lavoro smart in modo graduale.
Microsoft 365 è lo strumento leader di mercato per introdurre un’azienda alla modalità di lavoro agile con un’evoluta collaborazione tra le parti.
Una volta introdotto Microsoft 365 all’interno dei processi aziendali gli scenari di sviluppo che si aprono sono infiniti: dalla condivisione di documenti all’analisi predittiva dei dati.
Ogni cliente ha esigenze differenti anche se a livello pratico si possono definire degli step in comune al fine di migrare il loro sistema di lavoro tradizionale verso Microsoft 365.
Soluzioni IT per smart working: un caso studio
Analizzando la società cliente X (il caso studio in questione non contiene riferimenti espliciti al cliente gestito per un accordo di riservatezza firmato, nel corso del caso lo chiameremo “Società X”) in primo piano è stato fondamentale individuare tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto, creando un team con diversi responsabili delle varie aree organizzative.
Ufficio smart: definizione dei collaboratori dell’azienda
Il cliente X è uno Studio associato di professionisti dove sono coinvolti soci, collaboratori e dipendenti che operano sul mercato da ormai 25 anni, offrendo consulenza e servizi a duecento clienti.
La Società X ci ha contattati per un’iniziale consulenza, perché aveva necessità di rendere più sicura la gestione dei dati aziendali e per riorganizzare i processi produttivi in ottica smart.
1. Analisi iniziale
In particolar modo all’interno dell’azienda X, per prima cosa, abbiamo identificato degli utenti, maggiormente motivati, con una certa predisposizione sia al cambiamento che all’utilizzo degli strumenti informatici in modo agile.
Con il cliente abbiamo analizzato tutte le esigenze individuando il tipo di licenze da acquistare e le soluzioni da implementare.
Questa è stata anche un’occasione per esaminare le caselle di posta elettronica attive, razionalizzandole in funzione del nuovo strumento.
In questa parte, gli stakeholder hanno iniziato ad avere un primo esempio del diverso approccio collaborativo che Microsoft 365 ha portato in azienda.
Creazione nuovo tenant Microsoft
La seconda fase, ha riguardato la creazione del nuovo tenant di gestione all’interno del portale Microsoft con gli utenti e le licenze concordate nella fase di analisi, senza impattare nella vita lavorativa dell’azienda.
Migrazione della posta elettronica in cloud
Successivamente si è passati alla migrazione della posta elettronica aziendale vera e propria verso Exchange onLine e Outlook (web o onPremise).
Implementare Microsoft 365 significa anche cogliere l’occasione per fare lo stato dell’arte degli asset aziendali che vanno dalle caselle di posta elettronica ai device (server, apparati di rete, pc, laptop, smartphone) ma anche alle licenze di ogni tipologia (antivirus, hosting web…).
Inoltre, è stato anche un momento di formazione e crescita da parte di tutti i dipendenti.
Il corso lo abbiamo diviso per livelli, in base agli incarichi di ognuno, mantenendo un format uguale per poter condividere le informazioni al fine di migliorare sia i reparti che i singoli individui.
Ogni passaggio di implementazione, dalla migrazione della posta alla formazione, è stato monitorato attraverso dei sondaggi e la compilazione di documenti per la raccolta di feedback tramite il fondamentale confronto “sul campo”.
Prima di passare allo step successivo, attraverso questa metodologia, che risulta essere basilare per poter analizzare le criticità, sono stati sistemati i “bug”.
Infine, da questa analisi, sono emerse domande e perplessità a cui sono date risposte professionali e mirate.
Migrazione dati aziendali in sicurezza
Il quarto step ha riguardato la migrazione dei dati utilizzati nei processi produttivi.
In questo caso, abbiamo diviso i dati in due tipologie: privati e condivisi.
Il classico esempio di file privati sono le fotografie delle vacanze che finiscono nella propria cartella personale in rete o sul proprio laptop.
A meno di particolari esigenze, si suggerisce di adottare la logica che i propri dati privati vengano migrati nello storage personale OneDrive di ogni utente.
In questo modo si garantisce la privacy dei dati e un backup che sgrava i server di rete e i pc da spazio occupato in maniera casuale e poco professionale.
I dati condivisi, che sono tutti quei file di dominio aziendale o di un team, invece li abbiamo organizzati in gruppi di SharePoint.
Fondamentale è stata l’analisi di questa migrazione che ha coinvolto gli stakeholder.
App Microsoft 365 in azienda (SharePoint, OneDrive, Teams): implementazione e formazione
Questo processo è la base dell’uso collaborativo dei dati in Microsoft 365 che ha impattato i processi lavorativi aziendali.
Lo scopo della società X è stato in primis di mettere gli utenti nella condizione di poter utilizzare in maniera autonoma sia SharePoint che OneDrive.
Di conseguenza, abbiamo formato le risorse al fine di un utilizzo ottimale degli strumenti Microsoft 365 marginali (oltre le app sopra elencate anche Teams per iniziare).
In secondo piano sono stati creati i gruppi SharePoint contenenti tutti i file.
Seguendo la logica di utilizzo degli utenti abbiamo stabilito le permission agli aventi diritto per accedere ai gruppi SharePoint.
Nei casi che abbiamo analizzato, ci siamo trovati costantemente con delle cartelle di rete che, nel corso degli anni, si sono riempite di contenuti più o meno utili, di ogni tipologia e con un’archiviazione spesso senza un senso logico.
Per fare un semplice esempio, se nella cartella di un cliente compaiono nei backup dei file obsoleti e non più utilizzati, questo è il momento di organizzare diversamente i dati, portandoli “puliti” all’interno di SharePoint.
Questa fase, che è altamente impattante all’interno della vita aziendale, porta definitivamente a lavorare in maniera smart e collaborativa tra tutti gli utenti.
In molti casi l’interazione è anche tra clienti e fornitori, che nelle cartelle di rete a loro dedicate, salvano e recuperano file utili in maniera diretta.
Infine, nel caso della società X, come ultimo passaggio, con gli utenti, abbiamo implementato il sistema di Teams per arrivare ad una comunicazione più rapida attraverso le varie tipologie come ad esempio le Video-Call, le chat, i messaggi istantanei e la condivisone di file.
Durante tutte le fasi del progetto, sopra descritte, abbiamo supportato gli utenti e li abbiamo formati al fine di affrontare il cambiamento aziendale evitando di interrompere i processi produttivi.
Struttura organizzativa ibrida: i vantaggi di un ufficio smart
Concludendo, il processo di migrazione verso Microsoft 365 per il cliente X (e non solo) è una soluzione innovativa che, unita ai software presenti in azienda, rende più sicura la gestione dei dati riorganizzando i processi produttivi in ottica smart come da obiettivo iniziale.
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